Gestion des Outillages : Les secrets d’une organisation efficace
L’attention portée aux matériaux utilisés dans les entreprises industrielles peut être comparée à la valeur des pinceaux et des couleurs aux yeux d’un artiste-peintre. Ce sont les instruments à partir desquels la magie du savoir-faire s’opère. Par conséquent, la gestion des outillages représente un défi de taille pour les professionnels, surtout dans une structure où certains équipements sont rares et coûteux et constamment exposés aux diverses manipulations. Dans les lignes qui vont suivre, soyez les premiers à explorer les coulisses des innovations qui redéfinissent les contours du possible et transforment le quotidien de nombreuses entreprises.
Quels sont les enjeux d’une bonne gestion des outillages ?
Une gestion efficace et efficiente des actifs et de la gestion du matériel est la clé de voûte de la réussite organisationnelle. Avec l’évolution des technologies, la rareté des composants électroniques et la hausse du prix des outillages, ces derniers méritent une attention particulière. C’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui de s’équiper avec des outils professionnels pour chantiers industriels, afin d’optimiser à la fois la productivité et la longévité du matériel.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, une bonne gestion des outillages repose sur une exploitation consciencieuse des ressources matérielles en main et l’anticipation des besoins. Disposer d’équipements industriels fiables et adaptés permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de réduire les coûts liés aux pertes, aux remplacements et aux retards.
Les revers d’une gestion inefficace des équipements
Imaginez : la scène se déroule dans une entreprise de menuiserie qui emploie une vingtaine de personnes. Un jour, Jean le responsable d’atelier se rend compte que quelques outils indispensables aux travaux manquaient à l’appel. Bien évidemment, sans une stratégie de suivi mise en place en amont, les travaux ont pris du retard, car toute l’équipe a été mobilisée pour régler le problème.
Le temps leur est compté : réunions d’urgence pour identifier les derniers ouvriers en charge de ces outils manquants, l’organisation d’une battue dans tout l’établissement, requête de fonds auprès de la trésorerie pour l’achat de nouveaux matériels en vue de pallier cet imprévu.
Une situation qui déclenche une cascade de petits problèmes : les travaux ont pris du retard et plusieurs clients ont été touchés par ce contre-temps. La réputation de l’entreprise a été entachée par cet incident, et de fil en aiguille, les rendements en ont également souffert. Pourtant, cet enchaînement de problématique aurait pu être évité.
Quel est le rôle de la technologie dans la gestion du matériel d’une entreprise ?
La gestion manuelle des ressources en entreprise sur tableaux Excel ou autre solution similaire est aussi obsolète que l’utilisation des machines à écrire à l’ère de l’ordinateur. Cet exercice est à la fois chronophage et inefficace. Cela se traduit entre autres par une vision floue des données liées à la gestion d’inventaire des matériels. Or, l’objectif, chez les gestionnaires, est d’avoir un contrôle complet et en temps réel de tous les actifs.
Cette situation concerne d’autant plus la gestion du parc matériel dans les secteurs dont les activités reposent sur la manipulation d’une large gamme de machines et d’instruments de travail. Il va donc sans dire qu’un logiciel de gestion de matériel est dorénavant indissociable d’une politique efficace de contrôle logistique.
Un outil de nouvelle génération pour la gestion des outillages
Maintenant, imaginez qu’une seule et unique application mobile puisse répondre à tous vos besoins en matière de gestion des outillages et qui se charge intégralement de l’organisation et du suivi de vos équipements, quel que soit votre secteur d’activité ou la taille de votre structure.
Un logiciel de gestion d’outillage offre une traçabilité en temps réel. Vous pourrez ainsi savoir où se trouve chaque outil, même s’ils se trouvent au domicile d’un employé à l’occasion d’un emprunt et surtout à qui ils ont été attribués.
Pour illustrer ce type de logiciel de gestion d’actif, prenons en exemple l’outil tout-en-un Timly qui propose des solutions modulables pour gérer l’ensemble de vos actifs. Étant donné qu’il s’agit d’un logiciel d’inventaire permanent basé sur le cloud, le logiciel vous tient informé de chaque mouvement qui s’opère au niveau du parc outillage. La gestion des outillages se fait en quelques clics, partout et par tous, à partir d’un appareil connecté.
Comment prendre en main un logiciel de gestion des outillages ?
L’un des avantages de l’approche de gestion centrée sur le cloud réside dans la gestion participative. En effet, tous les employés peuvent participer activement au processus d’inventaire via une tablette ou un Smartphone.
Voici un aperçu des étapes de la prise en main du logiciel de gestion des outillages :
- L’enregistrement des outillages par le biais de la technologie par identification :
Au moment de l’acquisition, un outil ou matériel est enregistré par le biais de la création d’un dossier numérique propre. Il est ensuite équipé d’un système d’identification via code barre, QR code ou d’étiquette RFID. Les données recueillies sont ensuite migrées vers le cloud, prêtes à être consultées ou mises à jour à tout moment.
- Scan du matériel :
Le logiciel de suivi et gestion des matériels se sert de l’appareil photo de votre téléphone pour scanner le code d’identifiant attribué à chaque article. Cette action vous guide directement vers le profil de l’équipement que vous recherchez.
À partir de cette étape, les possibilités d’actions sont infinies.
Le logiciel de gestion vous donne un aperçu clair et détaillé de chaque outil disponible. Il vous permet également d’identifier les pièces manquantes, détériorées ou hors d’usage.
Par ailleurs, grâce à la traçabilité des matériels par GPS, vous n’aurez plus à vous lancer dans une quête fastidieuse et parfois vaine des outils en cas de nécessité ou de perte. C’est d’ailleurs une grande valeur ajoutée dans les secteurs où l’outillage connaît un important taux de rotation entre les employés. Le gestionnaire peut ainsi contrôler quel matériel est assigné à quel employé, et se tenir informé de l’état du matériel à la restitution. La vérification sur place de l’état d’un outil ne représente donc plus une charge de travail supplémentaire.
Enfin, pour veiller au bon fonctionnement des matériels et prolonger leur durée de vie, le logiciel de gestion des outillages dispose d’une fonction de planification de la maintenance.
Conclusion : comment un logiciel de gestion des outillages peut-il s’avérer capital pour une entreprise ?
La gestion des outillages au sein d’une entreprise s’apparente à la manière dont un chef d’orchestre dirige son orchestre. Les instruments doivent être entretenus avec soin, et chaque musicien se voit attribuer un instrument de musique approprié à sa spécialité.
C’est à cette image que les gérants d’une entreprise parviennent à superviser l’ensemble du parc matériel grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des outillages. Les matériels et équipements confiés à chaque employé doivent être en parfait état de fonctionnement, aussi bien avant leur utilisation qu’après restitution.
En définitive, une gestion des outillages parfaitement coordonnée est le gage de la fluidité au niveau des opérations, et une optimisation de la productivité.
Les fournisseurs de service SaaS comme le leader du marché Timly par exemple, offrent une vision à 360° de tous les actifs. Il ne vous reste plus qu’à vous connecter à partir d’un ordinateur ou d’un Smartphone pour accéder à toutes les dernières mises à jour concernant les équipements de votre établissement.
